ISO9001质量管理体系、ISO14001环境管理体系、ISO45001职业健康安全管理体系（简称“三体系”）认证，已成为物业公司规范管理、提升服务品质、增强市场竞争力的核心抓手。无论是参与开发商招标、提升业主满意度，还是降低运营风险，三体系认证都发挥着关键作用。物业公司三体系认证的完整资料清单，助力企业高效筹备、一次通过审核。

一、三体系认证通用基础资料（所有体系均需准备）

通用基础资料是审核的核心前提，反映企业的基本运营框架和管理体系整体概况，需确保完整、有效且可追溯。

1、企业资质与组织信息：营业执照（含统一社会信用代码）、物业服务企业资质证书（如适用）；组织架构图，明确各部门职责分工，尤其是与三体系管理相关的岗位权责；物业公司服务范围说明（如住宅物业、商业综合体、产业园区等）及在施项目清单。

2、管理体系核心文件：经审批发布的三体系整合管理手册（含质量、环境、职业健康安全方针与目标，以及ISO9001标准适用时的删减说明）；覆盖标准各要素的程序文件（如文件控制、记录控制、内部审核等程序）；重要作业指导书（如设备维护规程、保洁服务规范、应急处理流程等三级文件）；文件清单（含手册、程序文件、三级文件）、记录清单及文件受控证明（分发记录、修订记录、作废记录）。

3、审核与评审相关资料：年度内部审核计划、审核实施计划、检查表、内部审核报告及不符合项纠正措施验证记录；管理评审计划、会议通知、会议记录、管理评审报告（含体系适宜性、充分性、有效性评价及改进措施跟踪记录）；若为监督审核或换证审核，需提供上一次审核资料及整改记录。

4、资源与培训资料：员工花名册、社保或个税缴纳证明（未缴需附声明）；特殊岗位资质证明（如电梯维保人员、消防中控员、电工等特种作业人员资格证书）；员工培训计划、培训记录及考核验证记录（含新员工入职培训、转岗培训、环境与安全意识培训等）；基础设施维护记录（如电梯、消防设备、水泵等特种设备维护记录）及计量器具校准/检定计划与记录（含外校证书、内校记录）。

5、法律法规与合规性资料：与物业服务相关的法律法规、标准及其他要求清单（如物业管理条例、环保法规、安全生产法规等）；法律法规获取、识别、更新的证据及合规性评价记录。

二、各体系专项认证资料（针对性准备，贴合物业行业特性）

除通用资料外，三个体系需结合自身核心要求准备专项资料，重点体现物业公司在质量、环境、职业健康安全管理方面的实操落地情况。

（一）ISO9001质量管理体系：聚焦物业服务品质管控

该体系核心是保障服务质量稳定、满足业主需求，资料需围绕服务全流程展开。

业主相关管理资料：业主需求识别与市场调研记录；物业合同/服务协议评审记录（含特殊需求评审）；与业主沟通的记录（如咨询处理、报修记录、投诉受理与处理记录）；业主满意度调查方案、实施记录及分析报告。

服务提供过程资料：物业服务策划文件（如年度服务计划、专项服务方案）；关键服务过程控制记录（如保洁服务巡检记录、秩序维护值班记录、绿化养护记录、设备运行日志等）；特殊过程确认记录（如电梯维保、消防系统检测等过程的人员、设备、方法确认记录）。

采购与供方管理资料：合格供方名录（如保洁公司、维保单位、物料供应商等）、供方评价准则及评价记录；采购计划、采购合同及采购产品/服务验证记录（如物料验收记录、供方服务绩效评估记录）。

质量监控与改进资料：质量目标完成情况监测记录；服务质量数据分析报告（如报修响应及时率、问题解决合格率、投诉率等）；不合格服务识别、记录、处置及纠正措施验证记录；持续改进活动证据（如合理化建议、服务优化方案实施记录）。

（二）ISO14001环境管理体系：聚焦物业服务环境影响管控

该体系核心是降低物业服务对环境的负面影响，资料需体现环境因素识别与管控能力。

环境因素识别与评价资料：环境因素识别记录（覆盖小区保洁、绿化、垃圾处理、设备运行等活动）；重要环境因素清单（如生活垃圾、危险废弃物、污水排放、噪声污染、能源消耗等）及评价准则与过程记录。

环境目标与运行控制资料：环境目标、指标及实现方案（含职责、方法、时间表）；运行控制记录（如垃圾分类处理记录、危险废弃物转移联单、污水排放监测记录、噪声监测记录、绿化农药使用记录、能源与水资源消耗统计记录）；对供方（如保洁、绿化公司）环境要求的传达与影响记录。

环境合规与应急资料：环评报告及批复、“三同时”验收报告（如适用）；排污许可证、消防验收报告（如涉及）；环境应急预案（如火灾、危险化学品泄漏、暴雨内涝等）、应急演练计划、演练记录及效果评估报告；环境事故处理记录及纠正措施验证记录。

（三）ISO45001职业健康安全管理体系：聚焦员工与业主安全保障

该体系核心是预防工作相关伤害和健康损害，资料需覆盖危险源管控与安全保障措施。

危险源辨识与风险管控资料：危险源辨识记录（覆盖办公区域、服务区域、作业过程，如高空作业、电气作业、电梯操作、消防风险等）；风险评价记录、重大危险源清单及风险控制措施实施记录。

职业健康与安全运行资料：职业健康安全目标、指标及管理方案；员工健康管理记录（如岗前、岗中、离岗体检记录，尤其是特殊岗位）；劳动防护用品采购、发放及使用记录；安全检查记录（如日常安全巡检、专项安全检查）；特种设备（电梯、叉车等）使用许可证及强制性检验报告。

安全应急与培训资料：安全应急预案（如火灾逃生、电梯困人、触电事故等）、应急演练记录；安全生产培训计划、培训记录（含三级安全教育、安全操作规程培训）；安全事故调查处理记录、纠正与预防措施验证记录。

三、物业公司三体系认证资料准备注意事项

真实性与有效性：所有资料需真实反映企业实际运营情况，证书、报告等需在有效期内，签字、审批手续齐全。

针对性与关联性：资料需贴合物业行业特性，避免照搬通用模板，确保与服务流程、管理实际紧密相关（如重点突出业主服务、设备维护、环境管控等核心业务）。

完整性与可追溯性：资料需形成闭环，从策划、实施到监控、改进的全流程记录完整，可通过编号、日期等实现追溯。

提前梳理整合：建议提前3-6个月启动资料准备工作，将三体系共性资料整合管理，减少重复劳动；对缺失资料及时补充，对不符合项提前整改。

三体系认证资料准备的核心是“全面覆盖、贴合实际、闭环可追溯”。物业公司需以通用资料为基础，聚焦各体系核心要求补充专项资料，同时结合行业特性突出服务质量、环境管控、安全保障等关键环节的落地证据。充分的资料准备不仅能助力顺利通过审核，更能推动企业建立规范化的管理体系，提升核心竞争力。若在资料准备过程中存在疑问，可咨询：19113557826（微信同号）。